เทียบระบบลางานออนไลน์ กับ Excel และใบลากระดาษ แบบไหนคุ้ม

องค์กรไทยส่วนใหญ่ผ่านสามยุคนี้ตามลำดับ คือใบลากระดาษ ไฟล์ Excel และระบบออนไลน์ คำถามที่สำคัญกว่า "อันไหนดีที่สุด" คือ "องค์กรของเราอยู่จุดไหนแล้ว" เพราะการเปลี่ยนเร็วเกินไปก็เสียเงินฟรี และเปลี่ยนช้าเกินไปก็เสียเวลาฝ่ายบุคคลไปทุกเดือน ถ้ายังไม่รู้จักระบบลางานออนไลน์ อ่านพื้นฐานได้ที่ระบบลางานออนไลน์คืออะไร

ทั้งสามวิธีต่างกันอย่างไร

ใบลากระดาษยังใช้ได้อยู่ไหม

ยังใช้ได้ถ้าองค์กรเล็กมากและทุกคนนั่งอยู่ที่เดียวกัน ข้อดีคือไม่มีค่าใช้จ่ายและไม่ต้องอบรมใคร ปัญหาจริงของใบลากระดาษไม่ใช่ตอนยื่น แต่คือตอนที่ต้องย้อนกลับไปดูว่าพนักงานคนหนึ่งลาไปแล้วกี่วันในปีนี้ และตอนที่ใบลาหายระหว่างทางแล้วไม่มีใครพิสูจน์ได้ว่าเคยยื่นหรือไม่

Excel เริ่มมีปัญหาเมื่อไร

Excel ทำงานได้ดีตราบใดที่มีคนแก้ไฟล์คนเดียว จุดที่เริ่มพังคือเมื่อหัวหน้าแผนกหลายคนต้องแก้ไฟล์เดียวกัน แล้วเกิดไฟล์หลายเวอร์ชันที่ยอดไม่ตรงกัน อีกจุดที่พบบ่อยคือสูตรคำนวณวันลาสะสมถูกลากทับ หรือมีคนแทรกแถวแล้วช่วงอ้างอิงเลื่อน ซึ่งเป็นความผิดพลาดที่มองไม่เห็นจนกว่าจะสิ้นปี และเมื่อพบก็มักต้องไล่ตรวจย้อนหลังทั้งปี

ระบบลางานออนไลน์คุ้มค่าเมื่อไร

ใช้สัญญาณ 5 ข้อนี้ตัดสิน ถ้าเข้าเกณฑ์ตั้งแต่ 2 ข้อขึ้นไปมักคุ้มที่จะเปลี่ยน

1. พนักงานเกิน 20-30 คน
2. มีมากกว่าหนึ่งสาขา หรือมีพนักงานทำงานนอกออฟฟิศประจำ
3. ใบลาต้องผ่านการอนุมัติมากกว่าหนึ่งระดับ
4. ฝ่ายบุคคลตอบคำถาม "เหลือวันลากี่วัน" มากกว่าสัปดาห์ละ 5 ครั้ง
5. ต้องส่งข้อมูลวันลาให้ระบบเงินเดือนทุกเดือน

เกณฑ์คร่าว ๆ ที่ใช้ได้คือ ถ้าฝ่ายบุคคลเสียเวลากับงานวันลาเกิน 8 ชั่วโมงต่อเดือน ค่าแรงที่เสียไปมักสูงกว่าค่าระบบระดับเริ่มต้นแล้ว

ย้ายจาก Excel มาระบบต้องเตรียมอะไร

สิ่งที่ต้องเตรียมมีสามอย่าง คือระเบียบวันลาที่เป็นลายลักษณ์อักษร ยอดวันลาคงเหลือล่าสุดของทุกคน และผังสายอนุมัติของแต่ละแผนก จุดที่มักตกหล่นคือกติกาเรื่องการยกยอดข้ามปี ซึ่งหลายองค์กรทำกันมาโดยไม่เคยเขียนเป็นระเบียบ จึงควรถือโอกาสนี้เขียนให้ชัดไปเลย และตรวจว่าระเบียบที่ใช้อยู่ให้สิทธิ์ไม่ต่ำกว่าที่กฎหมายกำหนด (ดูสรุปได้ที่สิทธิ์วันลาตามกฎหมายแรงงานไทย หรือตรวจกับกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานโดยตรง) ช่วงเวลาที่ย้ายง่ายที่สุดคือต้นปีงบประมาณ เพราะยอดยกมาตรวจสอบง่ายกว่าย้ายกลางปีมาก

องค์กรที่มีหลายสาขาต่างจากองค์กรสาขาเดียวอย่างไร

องค์กรที่มีสาขาเดียวสามารถอยู่กับ Excel ได้นานกว่าที่คิด เพราะทุกคนอยู่ในระยะที่เดินไปถามกันได้ แต่เมื่อมีสาขาที่สอง ปัญหาจะเปลี่ยนรูปแบบทันที เพราะใบลาต้องเดินทางข้ามสถานที่ และมักลงเอยด้วยการถ่ายรูปส่งทางแชท ซึ่งไม่มีใครเก็บเป็นระบบและหาย้อนหลังไม่ได้ ที่หนักกว่านั้นคือแต่ละสาขามักพัฒนาวิธีของตัวเองขึ้นมา ทำให้ยอดวันลาถูกคิดด้วยกติกาที่ไม่เหมือนกัน ซึ่งเป็นเรื่องที่กลายเป็นข้อพิพาทได้เมื่อพนักงานย้ายสาขาหรือเมื่อมีการตรวจสอบ

อีกกลุ่มที่มักเจอปัญหาเร็วกว่าองค์กรทั่วไปคือองค์กรที่มีพนักงานทำงานเป็นกะ เพราะวันทำงานของแต่ละคนไม่ตรงกัน การนับวันลาเป็นวันทำงานจึงต้องอ้างอิงตารางกะ ซึ่ง Excel ทำได้ยากมากและมักจบด้วยการนับแบบประมาณ องค์กรกลุ่มนี้ควรตรวจตั้งแต่ก่อนเลือกระบบว่ารองรับการทำงานเป็นกะหรือไม่ เพราะเป็นข้อที่ระบบหลายเจ้าไม่รองรับและแก้ทีหลังไม่ได้

ค่าใช้จ่ายที่มองไม่เห็นของแต่ละวิธี

ทั้งใบลากระดาษและ Excel ดูเหมือนไม่มีค่าใช้จ่าย แต่มีต้นทุนที่ไม่เคยถูกบันทึกไว้ที่ไหน ต้นทุนก้อนแรกคือเวลาของฝ่ายบุคคล ซึ่งเป็นเวลาที่ควรได้ใช้กับงานพัฒนาคนแทน ก้อนที่สองคือเวลาของหัวหน้าแผนกที่ต้องตามใบลาและตอบคำถามซ้ำ ๆ ก้อนที่สามคือความผิดพลาดที่ตามมาเป็นเงินจริง เช่น จ่ายค่าจ้างในวันที่ควรเป็นวันลาไม่รับค่าจ้าง หรือคิดวันลาสะสมให้เกินสิทธิ์แล้วต้องเรียกคืนภายหลัง ซึ่งเป็นเรื่องที่ทำให้เสียความสัมพันธ์มากกว่าเสียเงิน และก้อนสุดท้ายคือความเสี่ยงเมื่อมีข้อพิพาท เพราะทั้งสองวิธีไม่มีร่องรอยว่าใครแก้อะไรเมื่อไร ทำให้พิสูจน์ได้ยากว่าตกลงกันไว้อย่างไร

สิ่งที่ต้องตรวจก่อนเลือกผู้ให้บริการ

เมื่อตัดสินใจว่าจะใช้ระบบแล้ว คำถามถัดไปคือเลือกเจ้าไหน ประเด็นที่ควรตรวจไม่ใช่จำนวนฟีเจอร์ แต่คือสี่ข้อนี้

1. ตั้งประเภทการลาเองได้หรือไม่ และตั้งกติกาการยกยอดข้ามปีได้ละเอียดแค่ไหน
2. ส่งออกข้อมูลทั้งหมดเป็นไฟล์ได้หรือไม่ ถ้าวันหนึ่งต้องย้ายระบบ
3. รูปแบบไฟล์ที่ส่งให้ฝ่ายเงินเดือนตรงกับที่ใช้อยู่จริงหรือไม่
4. ข้อมูลเก็บอยู่ที่ไหน และมีการสำรองข้อมูลบ่อยแค่ไหน

ข้อ 3 เป็นข้อที่ถูกมองข้ามบ่อยที่สุดแต่มีผลกับงานประจำเดือนโดยตรง ควรขอไฟล์ตัวอย่างมาให้ฝ่ายเงินเดือนดูก่อนตัดสินใจ ไม่ใช่รอไปเจอปัญหาตอนสิ้นเดือนแรก

ถ้าอยากลองดูว่าระบบจริงหน้าตาเป็นอย่างไรก่อนตัดสินใจ ดูฟีเจอร์และแพ็กเกจของระบบลางานออนไลน์ได้ และเริ่มด้วยแพ็กเกจทดลองใช้ฟรีสำหรับผู้ใช้ไม่เกิน 5 คนก่อนก็ได้

วัดผลอย่างไรว่าเปลี่ยนแล้วดีขึ้นจริง

หลายองค์กรเปลี่ยนระบบแล้วตอบไม่ได้ว่าคุ้มหรือไม่ เพราะไม่ได้เก็บตัวเลขก่อนเปลี่ยนไว้เทียบ สิ่งที่ควรทำคือบันทึกตัวเลขสามตัวไว้ก่อนเริ่มใช้ระบบ ตัวแรกคือเวลาที่ฝ่ายบุคคลใช้กับงานวันลาต่อเดือน ตัวที่สองคือจำนวนวันเฉลี่ยที่ใบลาหนึ่งใบใช้กว่าจะได้รับอนุมัติ และตัวที่สามคือจำนวนครั้งที่พบยอดวันลาไม่ตรงกันในหนึ่งไตรมาส สามตัวนี้เก็บได้ไม่ยากแม้ยังใช้ Excel อยู่ และเป็นฐานเปรียบเทียบที่ชัดที่สุด

หลังใช้ระบบครบสามเดือนจึงวัดซ้ำด้วยวิธีเดียวกัน ประสบการณ์ทั่วไปคือตัวที่สองจะดีขึ้นเร็วที่สุดเพราะการแจ้งเตือนช่วยตัดเวลารอ ส่วนตัวแรกจะดีขึ้นชัดในเดือนที่สามเป็นต้นไปเมื่อทุกคนใช้จนคุ้นแล้ว ถ้าครบสามเดือนแล้วตัวเลขยังไม่ดีขึ้น มักไม่ใช่เพราะระบบไม่ดี แต่เพราะยังมีคนส่งใบลาผ่านช่องทางเดิมอยู่ ซึ่งแก้ได้ด้วยการกำหนดวันหยุดรับใบลานอกระบบให้ชัด

สรุปว่าองค์กรแบบไหนควรใช้อะไร

องค์กรที่มีพนักงานไม่เกิน 10 คน อยู่ที่เดียวกัน และมีสายอนุมัติระดับเดียว ใบลากระดาษยังทำงานได้และไม่จำเป็นต้องรีบเปลี่ยน ข้อควรทำคือเก็บใบลาไว้เป็นแฟ้มรายคน และสรุปยอดคงเหลือให้พนักงานทราบทุกไตรมาส เพื่อไม่ให้เกิดข้อโต้แย้งตอนสิ้นปี

องค์กร 10-30 คนที่ใช้ Excel อยู่ ควรลงทุนกับการจัดระเบียบไฟล์มากกว่าการรีบซื้อระบบ คือให้มีเจ้าของไฟล์คนเดียว ล็อกเซลล์สูตรไว้ และเก็บสำเนาไฟล์ทุกสิ้นเดือน ส่วนองค์กรตั้งแต่ 30 คนขึ้นไป หรือองค์กรที่มีหลายสาขา มีสายอนุมัติหลายระดับ หรือมีพนักงานทำงานเป็นกะ ควรเปลี่ยนมาใช้ระบบออนไลน์ได้แล้ว เพราะต้นทุนเวลาที่เสียไปในแต่ละเดือนสูงกว่าค่าระบบชัดเจน และความเสี่ยงเรื่องยอดวันลาไม่ตรงจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนคนแบบไม่เป็นเส้นตรง ข้อแนะนำสุดท้ายคืออย่ารอให้ถึงจุดที่ทนไม่ไหวแล้วค่อยเปลี่ยน เพราะช่วงที่ย้ายระบบง่ายที่สุดคือช่วงที่ข้อมูลยังไม่พังและยังมีเวลาทำให้ถูกต้อง ไม่ใช่ช่วงที่ทุกคนกำลังเร่งปิดยอดสิ้นปี