ระบบลางานออนไลน์คืออะไร ทำไมองค์กรไทยถึงเปลี่ยนมาใช้

องค์กรไทยจำนวนมากยังจัดการวันลาด้วยใบลากระดาษหรือไฟล์ Excel ซึ่งใช้ได้ดีเมื่อมีพนักงานไม่กี่คน แต่เมื่อองค์กรโตขึ้นวิธีนี้จะเริ่มสร้างปัญหา

ระบบลางานออนไลน์คืออะไร

ระบบลางานออนไลน์คือซอฟต์แวร์ที่รวมทุกขั้นตอนของการลางานไว้ในที่เดียว ตั้งแต่พนักงานยื่นใบลา หัวหน้าอนุมัติ ไปจนถึงการคำนวณวันลาคงเหลือ โดยทำงานผ่านเบราว์เซอร์บนมือถือและคอมพิวเตอร์

ระบบลางานออนไลน์ต่างจาก Excel อย่างไร

องค์กรแบบไหนที่ควรเปลี่ยนมาใช้

1. องค์กรที่มีพนักงานตั้งแต่ 20 คนขึ้นไป เพราะเวลาที่ฝ่ายบุคคลเสียไปกับงานเอกสารเริ่มมากกว่าค่าระบบ
2. องค์กรที่มีหลายสาขา หรือมีพนักงานทำงานนอกออฟฟิศเป็นประจำ
3. องค์กรที่มีสายอนุมัติมากกว่าหนึ่งระดับ
4. องค์กรที่ต้องส่งข้อมูลวันลาต่อให้ระบบเงินเดือนทุกเดือน

ระบบลางานออนไลน์ทำงานอย่างไร

ขั้นตอนการทำงานของระบบเกือบทุกเจ้าเหมือนกันในโครงหลัก ต่างกันที่รายละเอียดการตั้งค่า ลำดับที่เกิดขึ้นจริงตั้งแต่พนักงานกดยื่นใบลาจนถึงยอดวันลาถูกตัดมีดังนี้

1. พนักงานเปิดระบบบนมือถือ เลือกประเภทการลา ช่วงวันที่ และระบุเหตุผล
2. ระบบตรวจยอดวันลาคงเหลือทันที ถ้าไม่พอจะเตือนตั้งแต่ก่อนส่ง
3. ใบลาถูกส่งไปยังผู้อนุมัติตามสายที่ตั้งไว้ พร้อมแจ้งเตือน
4. ผู้อนุมัติเห็นปฏิทินของทีมประกอบก่อนตัดสินใจ แล้วกดอนุมัติหรือปฏิเสธ
5. ระบบตัดยอดวันลา บันทึกประวัติ และแจ้งผลกลับพนักงาน

จุดที่แตกต่างจากการทำงานด้วยมือมากที่สุดคือข้อ 2 และข้อ 5 เพราะเป็นสองขั้นที่คนทำแล้วผิดบ่อยที่สุด และเป็นต้นเหตุของข้อพิพาทเรื่องยอดวันลาแทบทั้งหมด

ประเภทการลาที่ระบบต้องรองรับ

ก่อนดูฟีเจอร์อื่น ควรตรวจก่อนว่าระบบตั้งค่าประเภทการลาตามกฎหมายไทยได้ครบหรือไม่ เพราะถ้าตั้งไม่ได้ตั้งแต่ต้น จะกลายเป็นว่าต้องกลับไปคิดนอกระบบอยู่ดี

ต้นทุนของการไม่มีระบบคือเท่าไร

ค่าระบบเป็นตัวเลขที่เห็นชัด ส่วนต้นทุนของการไม่มีระบบเป็นตัวเลขที่ไม่มีใครบันทึก จึงมักถูกมองข้าม วิธีประเมินอย่างง่ายคือจับเวลาที่ฝ่ายบุคคลใช้กับงานวันลาในหนึ่งเดือน ทั้งการรับใบลา ตามใบลาที่ยังไม่อนุมัติ ตอบคำถามเรื่องยอดคงเหลือ และรวมยอดส่งให้ฝ่ายเงินเดือน องค์กรขนาด 50 คนโดยทั่วไปใช้เวลาส่วนนี้ประมาณ 10-15 ชั่วโมงต่อเดือน ซึ่งเมื่อคิดเป็นค่าแรงแล้วมักสูงกว่าค่าระบบระดับเริ่มต้นตั้งแต่เดือนแรก ยังไม่รวมต้นทุนที่ประเมินเป็นเงินยากอย่างการจ่ายค่าจ้างผิดเพราะยอดวันลาไม่ตรง หรือการที่หัวหน้าอนุมัติใบลาโดยไม่รู้ว่าคนในทีมลาชนกันสามคน

ขั้นตอนเปลี่ยนมาใช้ระบบ

การเปลี่ยนระบบวันลาไม่ใช่งานไอที แต่เป็นงานที่ต้องเริ่มจากการจัดระเบียบให้นิ่งก่อน ลำดับที่ทำแล้วสะดุดน้อยที่สุดคือ

1. ทบทวนระเบียบวันลาให้เป็นลายลักษณ์อักษร โดยเฉพาะกติกาการยกยอดข้ามปี
2. สรุปยอดวันลาคงเหลือล่าสุดของทุกคน แล้วให้พนักงานยืนยันยอดของตัวเอง
3. วาดผังสายอนุมัติของแต่ละแผนกให้ครบ รวมถึงผู้อนุมัติสำรองเมื่อหัวหน้าไม่อยู่
4. ตั้งค่าระบบตามระเบียบที่ทบทวนแล้ว ไม่ใช่ตั้งตามค่าเริ่มต้นของโปรแกรม
5. ทดลองใช้กับหนึ่งแผนกก่อนหนึ่งเดือน แล้วค่อยขยายทั้งองค์กร
6. ประกาศวันที่หยุดรับใบลากระดาษให้ชัด ไม่ปล่อยให้สองระบบทำงานคู่กันนาน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยตอนเริ่มใช้

ข้อแรกคือปล่อยให้ใช้ทั้งระบบใหม่และใบลากระดาษพร้อมกันแบบไม่มีกำหนดสิ้นสุด ซึ่งทำให้ยอดวันลาสองชุดไม่ตรงกันและไม่มีใครเชื่อชุดไหนได้ ข้อที่สองคือย้ายข้อมูลกลางปีโดยไม่ให้พนักงานยืนยันยอดก่อน ทำให้เกิดข้อโต้แย้งย้อนหลังที่ไม่มีหลักฐานฝั่งไหนชัดพอ ข้อที่สามคือตั้งสายอนุมัติซับซ้อนเกินจำเป็นตั้งแต่เดือนแรก ทั้งที่ในทางปฏิบัติสายอนุมัติสองระดับเพียงพอกับองค์กรส่วนใหญ่ และข้อสุดท้ายคือไม่ตั้งผู้อนุมัติสำรอง ทำให้ใบลาค้างทุกครั้งที่หัวหน้าลาพักร้อน ซึ่งเป็นเรื่องที่ป้องกันได้ตั้งแต่วันตั้งค่า

อีกเรื่องที่ควรวางแผนล่วงหน้าคือช่วงที่คนลาพร้อมกันมาก เช่น เทศกาลปีใหม่และสงกรานต์ ระบบที่ตั้งค่าดีควรกำหนดโควตาการลาพร้อมกันในแต่ละทีมได้ หรืออย่างน้อยต้องแสดงปฏิทินของทีมให้ผู้อนุมัติเห็นก่อนกดอนุมัติ ถ้าไม่ทำข้อนี้ จะเกิดกรณีที่ใบลาทุกใบผ่านทีละใบอย่างถูกต้อง แต่รวมกันแล้วทีมไม่เหลือคนทำงาน ซึ่งเป็นปัญหาที่ระบบแก้ได้ง่ายกว่าการมาตกลงกันย้อนหลัง และเป็นเหตุผลหนึ่งที่องค์กรหลายแห่งบอกว่าประโยชน์ที่รู้สึกได้จริงที่สุดของระบบไม่ใช่ความเร็ว แต่คือการเห็นภาพรวมก่อนตัดสินใจ

สิ่งที่ต้องดูก่อนเลือกระบบ

สิ่งสำคัญที่สุดคือระบบต้องรองรับประเภทการลาตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานให้ครบ ทั้งลาป่วย ลากิจ ลาพักผ่อนประจำปี ลาคลอด และลาเพื่อรับราชการทหาร (อ่านรายละเอียดสิทธิ์แต่ละประเภทได้ที่บทความ สิทธิ์วันลาตามกฎหมายแรงงานไทย) รวมถึงต้องตั้งสิทธิ์วันลาตามอายุงานและกำหนดกติกาการยกยอดข้ามปีได้เอง เพราะแต่ละองค์กรมีระเบียบไม่เหมือนกัน ข้อกำหนดขั้นต่ำตามกฎหมายตรวจสอบได้จากกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน

ระบบลางานควรเชื่อมกับระบบเงินเดือนอย่างไร

งานที่กินเวลาฝ่ายบุคคลมากที่สุดในทุกสิ้นเดือนคือการสรุปวันลาส่งให้ฝ่ายเงินเดือน เพราะต้องแยกให้ชัดว่าวันไหนเป็นวันลาที่ได้รับค่าจ้าง วันไหนเป็นวันลาที่ไม่ได้รับค่าจ้าง และวันไหนเป็นการขาดงาน ระบบลางานที่ดีจึงควรส่งข้อมูลนี้ต่อได้อย่างน้อยหนึ่งในสามทาง ทางแรกคือส่งออกเป็นไฟล์ Excel ตามรูปแบบที่ระบบเงินเดือนรับได้ ซึ่งเพียงพอกับองค์กรส่วนใหญ่ ทางที่สองคือเชื่อมผ่าน API ให้ข้อมูลไหลอัตโนมัติตามรอบ เหมาะกับองค์กรที่มีพนักงานหลายร้อยคน และทางที่สามคือใช้ระบบเดียวที่รวมงานลากับงานเงินเดือนไว้ด้วยกัน ซึ่งสะดวกที่สุดแต่แลกมาด้วยการผูกกับผู้ให้บริการรายเดียวทั้งสองงาน

สิ่งที่ควรตรวจก่อนตัดสินใจคือรูปแบบไฟล์ที่ส่งออกมาตรงกับที่ฝ่ายเงินเดือนใช้อยู่จริงหรือไม่ เพราะถ้าต้องมานั่งจัดรูปแบบไฟล์ใหม่ทุกเดือน เวลาที่ประหยัดได้จากการมีระบบก็หายไปเกือบหมด ทางปฏิบัติที่ดีคือขอไฟล์ตัวอย่างจากผู้ขายมาให้ฝ่ายเงินเดือนดูก่อนซื้อ ไม่ใช่รอไปเจอปัญหาตอนสิ้นเดือนแรกที่ใช้งานจริง

เริ่มต้นอย่างไร

ถ้ายังไม่แน่ใจว่าองค์กรของคุณควรเปลี่ยนหรือยัง ลองเทียบวิธีทำงานปัจจุบันกับระบบก่อนที่บทความ เปรียบเทียบระบบลางานออนไลน์ กับ Excel และใบลากระดาษ หรือดูฟีเจอร์และแพ็กเกจราคาของระบบลางานออนไลน์ที่เราพัฒนา ซึ่งมีแพ็กเกจทดลองใช้ฟรีสำหรับผู้ใช้ไม่เกิน 5 คน ช่วงทดลองใช้ควรลองด้วยข้อมูลจริงของหนึ่งแผนก ไม่ใช่ข้อมูลสมมติ เพราะปัญหาที่จะเจอตอนใช้จริงมักมาจากกรณีเฉพาะขององค์กร เช่น พนักงานที่มีสองหัวหน้า หรือประเภทการลาที่ตั้งชื่อไม่เหมือนใคร ซึ่งไม่มีทางโผล่มาถ้าทดลองด้วยข้อมูลตัวอย่าง