ATS คืออะไร ทำไมฝ่ายบุคคลถึงควรใช้ระบบรับสมัครงานออนไลน์

ฝ่ายบุคคลที่รับสมัครงานหลายตำแหน่งพร้อมกันมักเจอปัญหาเดียวกัน คือใบสมัครกระจายอยู่ในอีเมลหลายฉบับ ไม่รู้ว่าใครสัมภาษณ์ไปแล้วบ้าง และหาประวัติผู้สมัครเก่าไม่เจอเมื่อมีตำแหน่งใหม่เปิด

ATS คืออะไร

ATS ย่อมาจาก Applicant Tracking System แปลตรงตัวว่าระบบติดตามผู้สมัครงาน ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางของกระบวนการสรรหาทั้งหมด ตั้งแต่ประกาศงาน รับใบสมัคร คัดกรอง นัดสัมภาษณ์ ไปจนถึงเสนองาน

ATS ช่วยลดงานอะไรได้บ้าง

1. รวมใบสมัครไว้ที่เดียว ไม่ว่าผู้สมัครจะมาจากเว็บไซต์บริษัท เว็บหางาน หรือการแนะนำ
2. คัดกรองอัตโนมัติ ตั้งเงื่อนไขขั้นต่ำเรื่องประสบการณ์ วุฒิ และเงินเดือนที่คาดหวัง
3. เห็นสถานะทุกคนในหน้าเดียว รู้ทันทีว่าใครรอสัมภาษณ์ ใครรอผล
4. เก็บฐานข้อมูลผู้สมัคร ค้นหาผู้สมัครเก่าที่เคยสมัครไว้เมื่อมีตำแหน่งที่เหมาะ
5. วัดผลการสรรหา รู้ว่าช่องทางไหนได้ผู้สมัครคุณภาพและตำแหน่งไหนใช้เวลานาน

ATS ทำงานอย่างไรตั้งแต่ประกาศงานถึงเสนองาน

ประโยชน์ของ ATS เห็นชัดที่สุดเมื่อดูเป็นเส้นทางทั้งเส้น ไม่ใช่ดูทีละฟีเจอร์ ตารางนี้เทียบว่าแต่ละขั้นตอนของการสรรหาเปลี่ยนไปอย่างไรเมื่อมีระบบเข้ามา

ตัวเลขที่ฝ่ายบุคคลควรวัด

ข้อดีที่พูดถึงกันน้อยแต่มีผลระยะยาวที่สุดคือ ATS ทำให้การสรรหาวัดผลได้ จากเดิมที่ตอบผู้บริหารได้แค่ความรู้สึก ตัวเลขที่ควรเริ่มดูมีสี่ตัว ตัวแรกคือระยะเวลาปิดตำแหน่ง นับจากวันเปิดรับถึงวันที่ผู้สมัครตอบรับ ตัวที่สองคือจำนวนใบสมัครต่อหนึ่งตำแหน่ง ซึ่งบอกว่าประกาศน่าสนใจพอหรือไม่ ตัวที่สามคือสัดส่วนผู้สมัครที่ผ่านเกณฑ์ขั้นต่ำ ซึ่งบอกว่าประกาศสื่อสารคุณสมบัติชัดหรือยัง และตัวที่สี่คือช่องทางที่ได้ผู้สมัครที่ถูกจ้างจริง ซึ่งเป็นตัวเดียวที่บอกว่าควรเอางบไปลงที่ไหน เมื่อมีตัวเลขสี่ตัวนี้ต่อเนื่องสัก 6 เดือน การตัดสินใจเรื่องงบสรรหาจะเปลี่ยนจากการเดาเป็นการเลือก

องค์กรขนาดไหนถึงคุ้มที่จะใช้

โดยทั่วไปองค์กรที่รับสมัครมากกว่า 20 ตำแหน่งต่อปี หรือได้รับใบสมัครเกิน 50 ฉบับต่อเดือน จะเริ่มเห็นความคุ้มค่าชัดเจน เพราะเวลาที่ฝ่ายบุคคลประหยัดได้มีมูลค่าสูงกว่าค่าระบบ แต่มีอีกกรณีที่คุ้มแม้รับสมัครไม่มาก คือองค์กรที่รับตำแหน่งเดิมซ้ำ ๆ ทุกปี เพราะฐานข้อมูลผู้สมัครเก่าจะกลายเป็นทรัพย์สินที่ใช้ได้ทุกรอบ แทนที่จะต้องเริ่มหาใหม่จากศูนย์ทุกครั้ง

ข้อจำกัดของ ATS ที่ควรรู้ก่อนซื้อ

ATS ไม่ได้ทำให้ได้ผู้สมัครมากขึ้น เพราะจำนวนผู้สมัครขึ้นกับความน่าสนใจของประกาศและชื่อเสียงองค์กร ไม่ใช่ระบบที่ใช้รับใบสมัคร องค์กรที่คาดหวังผิดข้อนี้มักผิดหวังในเดือนแรก ข้อจำกัดที่สองคือการคัดกรองอัตโนมัติมีประโยชน์เมื่อเงื่อนไขชัดเจนอย่างวุฒิหรือประสบการณ์ แต่ตัดสินเรื่องความเหมาะสมกับทีมแทนคนไม่ได้ และถ้าตั้งเงื่อนไขแคบเกินไปจะคัดคนดีออกโดยไม่รู้ตัว ข้อที่สามคือระบบจะมีค่าก็ต่อเมื่อทุกคนใช้จริง ถ้าผู้สัมภาษณ์ยังคุยกันในแชทและไม่บันทึกความเห็นลงระบบ ข้อมูลจะไม่ครบและรายงานจะเชื่อถือไม่ได้ จึงควรตกลงกติกาการใช้งานให้ชัดตั้งแต่วันเริ่มต้น

เรื่องข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องระวัง

เรซูเม่คือข้อมูลส่วนบุคคลเต็มรูปแบบ องค์กรจึงต้องแจ้งวัตถุประสงค์การเก็บ กำหนดระยะเวลาเก็บรักษา และลบข้อมูลเมื่อผู้สมัครขอใช้สิทธิ์ ซึ่ง ATS ที่ดีควรมีฟังก์ชันเหล่านี้มาให้ตั้งแต่ต้น รายละเอียดหน้าที่ตามกฎหมายดูได้จากสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

เลือก ATS อย่างไรให้เหมาะกับองค์กร

ระบบที่ฟีเจอร์เยอะที่สุดไม่ใช่ระบบที่เหมาะที่สุดเสมอไป เพราะฟีเจอร์ที่ไม่ได้ใช้กลายเป็นความซับซ้อนที่ต้องอธิบายให้ทุกคนฟัง คำถามที่ควรใช้คัดผู้ขายมีห้าข้อ

1. หน้าจอที่ผู้สมัครเห็นใช้บนมือถือได้ดีแค่ไหน เพราะผู้สมัครส่วนใหญ่เข้ามาจากมือถือ
2. ปรับขั้นตอนการสรรหาให้ตรงกับกระบวนการขององค์กรได้หรือไม่ หรือบังคับให้ใช้ขั้นตอนสำเร็จรูป
3. ส่งออกข้อมูลผู้สมัครทั้งหมดออกมาเป็นไฟล์ได้หรือไม่ ถ้าวันหนึ่งต้องย้ายระบบ
4. รองรับการลบข้อมูลตามคำขอของผู้สมัครและตั้งระยะเวลาเก็บรักษาได้หรือไม่
5. ราคาคิดตามอะไร ตามจำนวนผู้ใช้ ตามจำนวนตำแหน่งที่เปิด หรือตามจำนวนใบสมัคร

ข้อสุดท้ายมีผลกับค่าใช้จ่ายระยะยาวมากที่สุด เพราะระบบที่คิดตามจำนวนใบสมัครจะแพงขึ้นเรื่อย ๆ ถ้าประกาศงานของคุณเริ่มได้ผลดี ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่คุณต้องการพอดี

เริ่มใช้ ATS ในองค์กรอย่างไรไม่ให้ล้ม

สาเหตุที่โครงการ ATS ล้มเหลวมักไม่ใช่เรื่องระบบ แต่เป็นเรื่องการเปลี่ยนวิธีทำงานของคน วิธีที่ได้ผลคือเริ่มจากตำแหน่งเดียวหรือแผนกเดียวก่อน ให้ทีมได้ปรับตัวและพบปัญหาในวงเล็ก จากนั้นค่อยขยาย และต้องกำหนดให้ชัดตั้งแต่ต้นว่าตั้งแต่วันไหนเป็นต้นไปจะไม่รับใบสมัครทางอีเมลอีก เพราะถ้าเปิดสองช่องทางพร้อมกันไปเรื่อย ๆ ข้อมูลจะไม่ครบและรายงานจะใช้ไม่ได้ อีกจุดที่มักถูกมองข้ามคือผู้สัมภาษณ์ ซึ่งเป็นกลุ่มที่ใช้ระบบน้อยครั้งที่สุดแต่ต้องบันทึกข้อมูลสำคัญที่สุด จึงควรทำให้การให้คะแนนใช้เวลาไม่เกินสองนาทีต่อคน ไม่งั้นจะกลับไปคุยกันในแชทเหมือนเดิม

ATS กับ HRIS ต่างกันอย่างไร

สองคำนี้ถูกใช้ปนกันบ่อยจนทำให้ซื้อผิดตัว HRIS คือระบบข้อมูลพนักงานที่ดูแลคนที่เป็นพนักงานแล้ว ตั้งแต่ประวัติ เงินเดือน วันลา ไปจนถึงการประเมินผล ส่วน ATS ดูแลช่วงก่อนหน้านั้นทั้งหมด คือช่วงที่คนยังเป็นผู้สมัคร จุดเชื่อมของสองระบบอยู่ที่วันที่ผู้สมัครตอบรับข้อเสนอ ซึ่งข้อมูลควรไหลจาก ATS เข้า HRIS โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่

องค์กรที่มีพนักงานไม่มากมักเริ่มจาก HRIS ก่อนเพราะเป็นงานประจำทุกเดือน แล้วค่อยเพิ่ม ATS เมื่อการสรรหาเริ่มถี่ขึ้น ส่วนองค์กรที่โตเร็วและรับคนตลอดเวลามักต้องการ ATS ก่อน สิ่งที่ควรตรวจไม่ว่าจะเริ่มจากทางไหนคือสองระบบคุยกันได้หรือไม่ เพราะการกรอกข้อมูลพนักงานใหม่ซ้ำสองรอบเป็นงานที่ไม่สร้างคุณค่าและเป็นจุดที่ข้อมูลเริ่มไม่ตรงกัน ถ้าสองระบบมาจากคนละผู้ให้บริการ ควรถามให้ชัดตั้งแต่ก่อนซื้อว่าเชื่อมกันอย่างไร ผ่านไฟล์หรือผ่าน API และใครเป็นคนรับผิดชอบเมื่อการเชื่อมต่อมีปัญหา

เริ่มต้นอย่างไร

ก่อนลงทุนกับระบบ ควรจัดหน้ารับสมัครของบริษัทให้พร้อมก่อน อ่านแนวทางได้ที่ หน้า Career Page ที่ดีเป็นอย่างไร จากนั้นดูฟีเจอร์และแพ็กเกจของเว็บไซต์จัดหางาน–สมัครงาน หรือถ้าต้องการเชื่อมกับระบบ HR เดิม ดูบริการเชื่อมต่อระบบและพัฒนา APIของเรา สิ่งที่ควรเตรียมก่อนคุยกับผู้ขายคือตัวเลขการสรรหาย้อนหลังหนึ่งปี ทั้งจำนวนตำแหน่งที่เปิด จำนวนใบสมัครที่ได้รับ และเวลาเฉลี่ยที่ใช้ปิดแต่ละตำแหน่ง ตัวเลขชุดนี้ทำให้ประเมินได้ว่าแพ็กเกจไหนพอดีกับปริมาณงานจริง และใช้เป็นฐานเปรียบเทียบหลังใช้ระบบไปแล้วหกเดือนว่าดีขึ้นจริงหรือไม่ องค์กรที่ไม่ได้เก็บตัวเลขก่อนเปลี่ยนมักตอบไม่ได้ว่าคุ้มหรือไม่ และจบด้วยการต่ออายุระบบไปเรื่อย ๆ ด้วยความเคยชิน แทนที่จะตัดสินจากผลลัพธ์จริง